• iPads statt Papierformulare: Klinikum Osnabrück hat die Patientenaufnahme digitalisiert

    Alles neu bei der Patientenaufnahme im Klinikum Osnabrück: Das kommunale Krankenhaus hat die Anmeldung von Patienten, bei der die persönlichen Informationen erfasst und Behandlungsverträge, Wahlleistungsvereinbaren etc. abgeschlossen werden, nun auf ein neues Verfahren umgestellt, bei dem auf Papier verzichtet wird und alle Daten gleich digital festgehalten werden.

    Mussten vor einer Behandlung bisher bis zu zwölf Papierformulare mit den Patienten ausgefüllt und abschließend in doppelter Ausfertigung unterschrieben werden, kommen nun iPads zum Einsatz, auf deren Bildschirm die Patienten unterschreiben und abschließend auf Wunsch einen Ausdruck der Unterlagen erhalten.

    Das Klinikum Osnabrück bereitet mit dem neuen digitalen Anmeldeverfahren die Umstellung auf die „elektronische Patientenakte“ (ePA) vor, die 2021 flächendeckend im Gesundheitswesen eingeführt wird. Künftig müssen also auch im Prozess der Behandlung alle Befunde, Laborwerte und weiteren Dokumentationen in einer elektronischen Akte hinterlegt werden, auf die alle Ärzte und weiteren „Leistungserbringer“ ebenso wie die Patienten Zugriff haben.

    Im ersten Schritt hat das Klinikum Osnabrück dazu jetzt die digitale administrative Patientenaufnahme eingeführt. Wie die Klinikums-Mitarbeiter Carsten Esser und Thomas Kupper erklären, die das Projekt initiiert und umgesetzt haben, vereinfacht und beschleunigt sich der Prozess der Aufnahme der Patienten dadurch merklich. Eventuelle Wartezeiten für Patienten verringern sich dadurch und den Mitarbeitenden des Patientenservices wird die Arbeit erleichtert. Nach Angaben von Kupper und Esser fällt somit zudem der bisher notwendige nachträgliche Scanprozess, der von den Patienten unterschriebenen Papierformulare, weg. Die revisionssichere digitale Archivierung erfolgt nun automatisch mit Abschluss der digitalen Signatur des Patienten auf dem iPad.

    „Wir bewahren bereits seit 2013 keine Papierakten mehr auf und lassen alle Formulare und Dokumente, die bei der Aufnahme und Behandlung von Patienten zusammenkommen, nachträglich von einem Dienstleister scannen. Das rechtssichere Scannen von Papierdokumenten ist aber mit hohen Kosten verbunden, so dass sich nun für uns eine große Einsparung ergibt, wenn dieser Schritt künftig wegfällt und wir die Formulare für die Patientenaufnahme nicht mehr drucken müssen“, erklärt Thomas Kupper, der Leiter des Patientenmanagements des Klinikums Osnabrück.

    Wie er und der Leiter des Bereiches Digitalisierung & Prozessmanagement Carsten Esser deutlich machen, wurde im Rahmen des Projektes der gesamte Prozess der administrativen Patientenaufnahme analysiert, visualisiert und optimiert, digitalisiert und sowohl patienten- als auch mitarbeiterorientiert optimiert.  Die übrig gebliebenen wurden in Zusammenarbeit mit dem Anbieter der eingeführten digitalen Lösung in ein digitales, signierfähiges Format überführt, sodass die Unterschrift rechtskonform auf dem iPad erfolgen kann. „Wir sind eines der ersten Krankenhäuser, das mit dieser neuen Lösung die administrative Patientenaufnahme digitalisiert hat, so dass das Klinikum Osnabrück nun für andere Krankenhäuser diesbezüglich als Referenzhaus dient“, sagt Esser.

    Für die Patienten ändere sich durch die Umstellung letztlich nichts, außer dass sie am Ende nicht mit dem Kugelschreiber, sondern mit einem elektronischen Stift auf einem Bildschirm unterschreiben müssen. Ebenso wie vorher auf Papier werden nun auch in dem neuen Verfahren u.a. Personalien, Informationen zur Krankenversicherung, den behandelnden oder einweisenden Ärzten und der Kontakt zu den Angehörigen etc. abgefragt, bloß, dass alles nicht mehr aufgeschrieben, sondern in ein iPad eingegeben wird.

    Wie Kupper und Esser erklären, wurden alle Mitarbeiter der Patientenaufnahme ebenso wie die Teams der Notaufnahme und von weiteren Abteilungen wie dem Zentrum für Neuromedizin und Geriatrie (ZNG) und der Privatklinik, in denen Erkrankte aufgenommen werden, im Vorfeld in den Umgang mit den iPads eingewiesen.

    „Von den Patienten gibt es eher nur wenige Nachfragen und auch mit dem digitalen Stift kommen alle gut zurecht. Einzig solche Patienten, die bereits in der Vergangenheit bei uns waren und das alte Verfahren mit Papier kennen, sprechen es manchmal an – aber auch von ihnen sind die Reaktionen positiv“, berichtet Muhammed Aslantas, der stellvertretende Leiter des Patientenservice-Teams, der die Empfangsbereiche betreut. Bis zu 90 Patienten werden jeden Tag allein in der zentralen Aufnahme in der Eingangshalle im Klinikum Osnabrück aufgenommen. „Mit den iPads geht die Aufnahme deutlich schneller als vorher –das kommt gut an bei den Patienten“, sagt Aslantas.

    Im nächsten Schritt sollen bei der Aufnahme zudem alle mitgebrachten Dokumente der Patienten gleich der elektronischen Akte zugeführt werden können.

    Die aktuell bereits teilweise elektronische Erfassung von Daten und die Durchführung der Dokumentation mit Hilfe von eingesetzten mobilen Visitenwagen im Verlauf eines Patientenaufenthaltes werden zukünftig ebenfalls mit Hilfe von iPads vollständig elektronisch erfolgen.

    Bereits erfolgreich getestet und kurz vor der Einführung befindet sich zudem die digitale Patientenaufklärung, bei der die Anamneseerhebung ebenso wie die Aufklärung des Patienten durch den Arzt auf einem iPad stattfindet.

     

    Bild:

    Patientenaufnahme im Klinikum Osnabrück auf ein neues Verfahren mit iPads umgestellt (v.l.): Thomas Kupper, Muhammed Aslantas und Carsten Esser.

Durch die Nutzung dieser Webseite erklären Sie sich mit der Verwendung von Cookies einverstanden. Mehr Informationen Verstanden